Имплементација на вештачка интелигенција (AI) во работењето на компанијата: Правни чекори што секој работодавач треба да ги преземе

Вештачката интелигенција (Artificial Intelligence – AI) повеќе не е технологија што ја користат само големите корпорации. Денес, компании од сите големини користат алатки како ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude и други AI решенија за подготовка на документи, анализа на податоци, комуникација со клиенти, маркетинг, човечки ресурси и автоматизација на деловните процеси.

Имплементацијата на AI носи бројни придобивки како поголема ефикасност, намалување на административната работа и побрзо донесување одлуки. Сепак, таа отвора и нови правни, организациски и безбедносни прашања кои секоја компанија треба навремено да ги адресира.

Прашањето денес повеќе не е „дали компанијата ќе користи AI?“, туку „како ќе го користи на безбеден, законит и одговорен начин“?

Што значи имплементација на AI?

Многу компании сметаат дека имплементацијата на AI завршува со купување лиценца или про / бизнис пакет за ChatGPT Team, ChatGPT Enterprise, Microsoft Copilot или друга AI алатка, но во пракса, тоа е само првиот чекор. Вистинската имплементација подразбира воспоставување на јасна рамка за користење на AI, која ќе ги опфати:

• правилата за користење на AI;

• заштитата на доверливите информации;

• обработката на личните податоци;

• управувањето со правните ризици;

• обуката на вработените;

• човечкиот надзор над AI резултатите;

• усогласеноста со применливите прописи.

  
  

Без овие елементи, компанијата ризикува различни оддели и вработени да користат AI на различен начин, без јасни правила и без контрола.

Чекор 1: Дефинирајте за што ќе се користи AI

Пред да се воведе AI во работењето, компанијата треба да утврди:

1. кои AI алатки ќе бидат дозволени;

2. кои организациски единици ќе ги користат;

3. за кои деловни процеси ќе се користат;

4. кои лица ќе имаат пристап до нив.

   
   

Не е исто дали AI ќе се користи за:

• подготовка на маркетинг содржини;

• анализа на финансиски податоци;

• изработка на договори;

• обработка на CV-а;

• подготовка на HR документација;

• комуникација со клиенти.

Секој процес носи различно ниво на правен ризик.

Чекор 2: Донесете Правилник за користење на Вештачка Интелигенција (AI Policy)

Компанијата треба да донесе интерна „AI Policy“ со која ќе ги регулира правилата за користење на AI. Овој документ треба да содржи:

• кои AI алатки се одобрени;

• кои информации смеат да се внесуваат;

• кои информации не смеат да се внесуваат;

• кој е одговорен за користење на AI;

• кога е задолжителна човечка проверка;

• кои се последиците од непочитување на правилата.

  
  

Добро подготвената AI Policy претставува основа за безбедно користење на AI во организацијата.

Чекор 3: Заштитете ги доверливите информации

Еден од најголемите ризици е внесувањето на доверливи информации во AI алатките.

Во зависност од конкретната алатка и нејзините поставки, компанијата треба да воспостави правила за тоа кои информации никогаш не смеат да се внесуваат, како што се:

• договори;

• финансиски извештаи;

• деловни стратегии;

• ценовници;

• техничка документација;

• изворен код;

• информации за клиенти;

• доверливи деловни тајни.

Вработените мора однапред да знаат каде завршува дозволената употреба на AI.

Чекор 4: Проверете ги GDPR обврските

Доколку AI алатките се користат за обработка на лични податоци, компанијата треба да ги разгледа и обврските поврзани со заштитата на личните податоци.

Особено внимание е потребно доколку AI се користи за:

• регрутација;

• обработка на CV-а;

• анализа на податоци за вработени;

• обработка на информации за клиенти;

• автоматизација на HR процеси.

  
  

Компанијата треба да утврди дали има соодветна правна основа за обработката, дали се преземени соодветни технички и организациски мерки и дали се исполнети останатите обврски што произлегуваат од прописите за заштита на личните податоци.

Чекор 5: Обучете ги вработените

Најголемиот ризик при користење на AI не е самата технологија, туку начинот на кој ја користат луѓето. Затоа компанијата треба да обезбеди обука за вработените, со која ќе ги запознае со:

1. правилното користење на AI;

2. ограничувањата на AI системите;

3. препознавање неточни или измислени информации;

4. заштита на доверливите информации;

5. безбедно пишување промптови;

6. интерните правила за користење на AI.

Обуката треба да биде континуирана, особено поради брзиот развој на AI технологијата и новите регулаторни барања.

Чекор 6: Воспоставете човечки надзор

AI може значително да помогне во работата, но не треба самостојно да носи деловни или правни одлуки.

Компанијата треба да воспостави правило дека AI резултатите:

1. се проверуваат;

2. се валидираат;

3. не се користат автоматски без човечка проценка.

   
   

Ова е особено важно кај правни документи, HR одлуки, финансиски анализи и комуникација со клиенти.

Чекор 7: Воспоставете Процедура за надзор над користењето на вештачката интелигенција (AI Governancе)

Имплементацијата на AI не е еднократен проект. Компанијата треба да воспостави процес за:

• следење на користењето на AI;

• редовно ажурирање на интерните политики;

• проценка на нови ризици;

• следење на законските измени;

• ревизија на постојните AI процеси.

  
  

Со тоа се создава систем на „AI Governance“, кој овозможува AI да се користи контролирано, безбедно и во согласност со применливите прописи.

Практична чек-листа

Пред компанијата да започне со користење на AI, препорачливо е да провери дали:

✔ има донесено AI Policy;

✔ има правила за доверливи информации;

✔ ги анализирала GDPR аспектите;

✔ ги обучила вработените;

✔ воспоставила човечки надзор;

✔ има дефинирани одговорности за управување со AI;

✔ редовно ги ревидира AI процесите.

*

ЗАКЛУЧОК

Имплементацијата на AI не е само технолошка инвестиција, туку и процес на воспоставување соодветни правни, организациски и безбедносни механизми.

Компаниите што навремено ќе донесат интерни политики, ќе ги обучат вработените и ќе воспостават AI Governance ќе можат да ги искористат придобивките од вештачката интелигенција, а истовремено да ги намалат правните и деловните ризици.

Нашата адвокатска канцеларија има „посветен AI Compliance Hub“ и тим кој активно ги следи регулативите поврзани со вештачката интелигенција, заштитата на личните податоци и корпоративната усогласеност. Им помагаме на компаниите при подготовка на AI Policy, AI Governance рамки, AI Literacy обуки, GDPR усогласување и воспоставување интерни процедури за безбедно користење на AI алатки.

Доколку вашата компанија веќе користи ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude или други AI решенија, сега е вистинскиот момент да проверите дали нивната употреба е правно и организациски усогласена.

Напомена: Овој текст е подготвен исклучиво за информативни цели и не може да се смета за правен совет или упатство за конкретно постапување. Правните прашања се сложени и секој случај има свои специфики кои мора да се разгледуваат поединечно. Токму поради тоа ви предлагаме да се консултирате со стручно лице- Адвокат кои може да најде уникатно решение за вашето правно прашање.